Aviso de privacidad

1. Quién es responsable de tus datos

Notaclin, nombre comercial bajo el que se presta este servicio, que recibe notificaciones y solicitudes en el correo hola@notaclin.mx, es el responsable del tratamiento de los datos personales que recabamos a través de notaclin.mx y de la aplicación Notaclin. Este aviso se emite conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.

Para cualquier asunto de privacidad puedes escribir a hola@notaclin.mx. La persona o área encargada de atender tus solicitudes es el titular de Notaclin, en ese mismo correo.

2. Qué datos tratamos de ti

Si solo visitas notaclin.mx, no te pedimos ningún dato: hoy el sitio no tiene formulario de contacto, boletín ni descargas que pidan tu correo. Lo único que queda es lo técnico que describimos en la sección de cookies.

Si abres una cuenta, tratamos lo siguiente:

• Al registrarte: tu nombre, tu correo electrónico, el nombre de tu consultorio y tu contraseña, que se guarda cifrada y nunca vemos en claro. Si quieres, también tu WhatsApp, que se guarda cifrado, y tu especialidad; los dos son opcionales.
• Si llegaste desde un anuncio o desde otro sitio: el nombre de la campaña o el sitio del que llegaste, que queda guardado con tu consultorio. Nunca la dirección completa de la página de la que venías.
• Si completas tu perfil médico: tu nombre para receta, tu cédula profesional, tu especialidad y tu cédula de especialidad si eres especialista, tu universidad, tu teléfono, las direcciones de tus consultorios y las imágenes de tu firma y de tu membrete, si las cargas.
• Si activas seguridad adicional: las claves de acceso (passkeys) que registres y los datos de tu segundo factor de autenticación.
• Si entras con Google o con Apple: tu correo, tu nombre y el identificador que ese proveedor nos devuelve. No guardamos tu contraseña de ese servicio.
• Si contratas la suscripción: tu identificador de cliente en Stripe, el tipo de tarjeta y sus últimos cuatro dígitos. El número completo de tu tarjeta lo captura Stripe en su propia pantalla y nunca llega a Notaclin.
• Mientras usas el sistema: la fecha y la dirección IP de tus inicios de sesión, y una bitácora de actividad que registra qué se creó, cambió o borró en tu consultorio, con la IP y el navegador desde donde se hizo. Existe para que tú puedas auditar tu propio consultorio.
• Si nos escribes desde el formulario de comentarios: el mensaje que envías y la pantalla desde la que lo enviaste.

Ninguno de estos datos es un dato personal sensible en tu caso: son datos de identificación, de contacto, profesionales y de facturación. Los datos sensibles que pasan por Notaclin son los de salud de tus pacientes, y de esos hablamos en la sección siguiente.

3. Los datos de tus pacientes: tú eres el responsable, nosotros el encargado

Esta es la distinción más importante de todo el documento. Cuando capturas el expediente de un paciente en Notaclin, el responsable de esos datos eres tú, el médico. Notaclin es tu encargado: los guardamos y los procesamos por cuenta tuya y siguiendo tus instrucciones, no para fines propios.

Eso significa tres cosas concretas:

• Necesitas tu propio aviso de privacidad para tus pacientes. Este documento no lo sustituye ni te cubre frente a ellos. Notaclin incluye un módulo para registrar el aviso y el consentimiento informado de cada paciente, con la versión del texto congelada en el momento en que se firmó. Notaclin trae un texto de partida, pero puedes escribir el tuyo en Ajustes → Consentimientos: ese documento es tuyo y tú respondes por él.
• Los datos de salud son datos personales sensibles y la ley pide consentimiento expreso y por escrito para tratarlos. Obtener ese consentimiento te toca a ti; el sistema te da la herramienta (firma en el consultorio o enlace de un solo uso) y guarda la constancia con su fecha.
• Nosotros no usamos el contenido clínico de tus pacientes para nada que no sea prestarte el servicio. No lo vendemos, no lo cedemos, no lo usamos para publicidad y no lo enviamos a la herramienta con la que medimos el uso del producto.

Lo que el sistema puede llegar a guardar de un paciente, según lo que tú captures: nombre y apellidos, folio, sexo, fecha de nacimiento, CURP, teléfono, correo y los datos del tutor cuando es menor de edad; antecedentes heredofamiliares, patológicos, no patológicos y gineco-obstétricos; alergias, medicación crónica y tipo de sangre; el motivo, el padecimiento actual, la exploración física, el plan y las notas de evolución de cada consulta; diagnósticos con su código CIE-10; peso, talla y demás mediciones; vacunas aplicadas con su lote; recetas con sus medicamentos, dosis e indicaciones; los documentos que subas al expediente; las citas y sus recordatorios; los consentimientos firmados, con la dirección IP desde la que se aceptaron; y el registro de los cobros de consulta que captures.

Cada receta que emites lleva impreso un código QR. Quien lo escanea abre una página de Notaclin, sin iniciar sesión, que dice quién emitió la receta, cuándo y si sigue vigente. Mientras la receta está vigente, esa página muestra también lo que recetaste (medicamentos, dosis, estudios e indicaciones) y el nombre de pila del paciente con la inicial de su apellido. Cuando la receta vence o la anulas, deja de mostrarlos: quedan solo el nombre de tu consultorio, tu nombre con tu cédula profesional, el folio, las fechas y una huella del contenido, que es un código corto para cotejarlo contra el papel. Nunca muestra el diagnóstico, el motivo de la anulación ni datos de contacto del paciente, y nunca entrega el PDF.

Esa página les pide a los buscadores que no la indexen y no carga herramientas de medición. El enlace no caduca: cualquiera que tenga la receta impresa, o una foto de ella, puede abrirla. Cada visita queda registrada en la bitácora de accesos del paciente, con su dirección IP y su hora; las visitas repetidas desde la misma dirección dentro de una hora cuentan como una sola. Informar a tu paciente de que su receta lleva este código te toca a ti, igual que el resto de tu aviso de privacidad. Las recetas emitidas antes de que existiera esta función no llevan código.

4. Para qué usamos tus datos

Finalidades necesarias para darte el servicio. Sin ellas no podríamos operar la cuenta que contrataste:

• Crear tu cuenta, identificarte y darte acceso a tu consultorio.
• Alojar, respaldar y devolverte el expediente que capturas.
• Emitir tus recetas y documentos con tus datos profesionales, tal como tú los configuraste.
• Enviar los recordatorios de cita y los mensajes del portal del paciente que tú hayas activado.
• Cobrar la suscripción y llevar el registro de tus pagos.
• Darte soporte y avisarte de fallas, cambios del servicio y asuntos de tu cuenta, incluido escribirte por WhatsApp si nos dejaste tu número al registrarte.
• Mantener la seguridad del sistema, prevenir fraudes y abusos, y conservar las bitácoras de acceso y de actividad.
• Cumplir las obligaciones legales que nos correspondan y atender requerimientos fundados de autoridad competente.

Finalidades que no son necesarias. Puedes negarte a estas sin que tu servicio se vea afectado:

• Medir cómo se usa el producto —qué pantallas se abren, qué funciones se usan, cuántas veces— para decidir qué mejorar.
• Saber qué campañas, sitios y especialidades traen registros, para decidir dónde anunciarnos y qué especialidades construir.
• Enviarte novedades del producto, contenido y ofertas comerciales de Notaclin.

Para negarte a cualquiera de las dos, escribe a hola@notaclin.mx y lo aplicamos. Los correos comerciales llevan siempre una liga para darte de baja, y las notificaciones opcionales se apagan desde Configuración, en la sección de Notificaciones.

5. Cookies y tecnologías similares

Notaclin usa cookies estrictamente necesarias para funcionar: la de tu sesión, la de protección contra falsificación de peticiones, la de la sesión del portal del paciente, la que recuerda si prefieres el tema claro u oscuro y la que recuerda si dejaste el menú lateral abierto o cerrado.

Cuando la medición de uso está encendida, esa herramienta coloca además una cookie propia para reconocer el mismo navegador entre visitas. Puedes bloquear o borrar las cookies desde tu navegador; si bloqueas las necesarias, el sistema deja de funcionar correctamente.

Si llegas desde un anuncio o desde otro sitio, guardamos durante noventa días una cookie propia con el nombre de la campaña o el sitio del que llegaste, para saber qué campañas traen registros. Y cuando tenemos campañas activas, la página principal, la guía y las páginas legales cargan el pixel de Meta y la etiqueta de Google Ads, que colocan sus propias cookies; la pantalla de «verifica tu correo» los carga una sola vez, justo después de que te registras, para medir si un anuncio terminó en un registro. Ninguna otra pantalla de la aplicación los carga. Además, cuando te registras, nuestro servidor le avisa directamente a Meta que hubo un registro (lo que Meta llama API de conversiones), con la dirección IP y el tipo de navegador desde donde te registraste y, si existen, las cookies que su pixel colocó. Nunca tu nombre, tu correo, tu teléfono ni ningún dato de tus pacientes.

Hay cinco páginas que no cargan ninguna herramienta de medición ni de monitoreo de errores: la del consentimiento del paciente, la de confirmación de cita, el portal del paciente, el expediente compartido con un colega y la de comprobación de una receta. Es una decisión deliberada: esas páginas se abren con un enlace que funciona como credencial, y esas herramientas registran la dirección de la página que se está viendo.

6. Con quién compartimos los datos, y en qué país

No vendemos datos personales y no los entregamos a nadie para que los use por su cuenta. Sí nos apoyamos en proveedores que operan la infraestructura del servicio. Todos son encargados nuestros, obligados por contrato a tratar los datos solo para prestarnos su servicio y a guardar confidencialidad.

Hay un caso que conviene que conozcas porque depende de ti, no de nosotros: cuando compartes una receta por WhatsApp desde tu propio teléfono o computadora, tu navegador abre WhatsApp con el número del paciente y el texto del mensaje ya escritos. Ese envío sale de tu equipo hacia WhatsApp, no desde nuestros servidores.

Además de estos proveedores, podríamos compartir datos con una autoridad competente cuando exista una orden judicial o un requerimiento fundado y motivado, y con nuestros asesores legales o contables cuando sea necesario para ejercer o defender un derecho.

7. Transferencias fuera de México

Como se ve en la tabla anterior, nuestros proveedores procesan la información fuera de México, principalmente en Estados Unidos. Eso incluye el servidor donde vive tu base de datos completa. Al usar Notaclin aceptas que tus datos, y los de los expedientes que capturas, se traten en esos países.

Estas transferencias son necesarias para mantener la relación contractual entre tú y Notaclin: sin ellas no existiría el servicio que contrataste. Te las informamos aquí para que sepas exactamente dónde están tus datos.

8. Cuánto tiempo conservamos los datos

Los datos de tu cuenta se conservan mientras tenga vigencia tu relación con nosotros. Si eliminas tu cuenta desde tu perfil, tu usuario queda inhabilitado y tus datos de acceso se borran de inmediato: correo, contraseña, segundo factor, inicios de sesión con Google o Apple y sesiones. Lo que registraste en los expedientes se conserva con tu nombre, porque el expediente clínico tiene un plazo legal de conservación. Si eres el titular de un consultorio con pacientes, la cuenta no se elimina desde el perfil: el cierre del consultorio se pide a hola@notaclin.mx; y si el consultorio tiene una suscripción activa, primero hay que cancelarla. A quien el titular quita de su equipo se le cierra el acceso en ese momento y sus datos de acceso se borran a los treinta días.

Los expedientes clínicos que capturas se conservan al menos cinco años contados desde el último acto médico registrado, que es el mínimo que fija la NOM-004-SSA3-2012, porque la normativa mexicana del expediente clínico fija un mínimo de conservación que tú, como responsable del expediente, debes cumplir. Por eso vencer o cancelar la suscripción nunca borra información clínica: la cuenta pasa a solo lectura y la exportación del expediente sigue disponible siempre.

Algunos datos operativos tienen una vida más corta: los códigos de acceso al portal del paciente se borran al vencer, las sesiones del portal a las veinticuatro horas de cerrarse y el registro de recordatorios enviados a los noventa días. El historial de con qué colega compartiste un expediente, en cambio, se conserva de forma permanente: es la constancia de que ese acceso ocurrió.

9. Cómo protegemos la información

Estas son las medidas que están implementadas hoy, no una lista de buenas intenciones:

• El texto clínico libre —antecedentes, motivo de consulta, exploración, plan, notas de evolución, dosis e indicaciones de receta, y las notas de vacunas, diagnósticos y documentos— se guarda cifrado en la base de datos.
• Los documentos que subes al expediente se guardan en almacenamiento privado y nunca se sirven por un enlace directo: cada descarga pasa por el sistema, que verifica quién eres antes de entregar el archivo.
• La receta que compartes por WhatsApp viaja como un enlace con una clave larga que caduca a los 5 días y deja de servir si anulas la receta; cada descarga queda en la bitácora de accesos.
• Se generan respaldos periódicos de la base de datos y se guardan fuera del servidor, de modo que perderlo no signifique perder los expedientes.
• Queda registrado cada vez que alguien abre el expediente de un paciente (ficha, consultas, antecedentes, mediciones, recetas) o descarga o exporta algo de él, sea tu equipo, el paciente en su portal, un colega con enlace o el soporte de Notaclin. Se guarda quién fue, de qué paciente, desde qué dirección IP y en qué momento.
• Cuando nuestro personal de soporte entra a tu cuenta para ayudarte, esa sesión es de solo lectura: no puede guardar ni cambiar nada, ni exportar o descargar expedientes. Lo que consulte queda en esa misma bitácora a nombre de «Soporte de Notaclin», no a tu nombre.
• La consulta cerrada y la receta emitida no se pueden editar. Una corrección se hace con una nota de adenda o con una reemisión que apunta a la receta original, para que el registro conserve lo que realmente se escribió.
• La bitácora de actividad no guarda el contenido de los campos clínicos: registra que un campo cambió, no lo que decía.
• Los códigos de acceso y los tokens de los enlaces nunca se guardan en claro en la base de datos: se guardan como huella criptográfica o, cuando el sistema necesita volver a usarlos (como el enlace de confirmación que va en el recordatorio de cita), cifrados.

Ninguna medida es infalible. Si ocurriera una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa tus derechos, te lo informaremos para que puedas tomar las medidas que correspondan.

10. Tus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición

Tienes derecho a acceder a tus datos personales, a que se corrijan si están mal, a que se cancelen cuando ya no deban tratarse y a oponerte a un tratamiento concreto por una causa legítima. Ejercerlos es gratuito; solo podríamos cobrarte el costo de reproducción o de envío.

Para ejercerlos, escribe a hola@notaclin.mx indicando tu nombre y un medio para responderte, acompañando un documento que acredite tu identidad —o la representación, si actúas por otra persona—, describiendo con claridad de qué datos se trata y qué derecho quieres ejercer. Si pides una rectificación, dinos también el cambio exacto y acompaña lo que lo sustente.

Te comunicaremos la resolución en un plazo máximo de veinte días hábiles desde que recibimos tu solicitud y, si procede, la haremos efectiva dentro de los quince días hábiles siguientes. Ambos plazos pueden ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen.

Para el derecho de acceso no tienes que esperar: en Configuración, en la sección de Privacidad, puedes descargar tú mismo una copia de tus datos de usuario, y desde cualquier expediente puedes exportar el registro completo del paciente en PDF o en un archivo de datos.

11. Cómo revocar tu consentimiento y cómo limitar el uso de tus datos

Puedes revocar en cualquier momento el consentimiento que nos diste, escribiendo a hola@notaclin.mx. La revocación no tiene efectos retroactivos y en algunos casos no podremos atenderla del todo: si revocas el tratamiento necesario para prestarte el servicio, la consecuencia es que la relación termina; y hay datos que debemos conservar para cumplir obligaciones legales o para dejar constancia de operaciones ya ocurridas.

Si lo que quieres es solo dejar de recibir comunicaciones comerciales, o que dejemos de medir tu uso del producto, no hace falta revocar nada: dínoslo por ese mismo correo y lo limitamos, sin tocar tu servicio.

12. Cambios a este aviso

Este aviso puede cambiar si cambian nuestros servicios, nuestros proveedores o la ley. La versión vigente siempre está publicada en notaclin.mx/privacidad, con la fecha de su última actualización al pie. Cuando el cambio sea sustancial —por ejemplo, una finalidad nueva o un proveedor nuevo que reciba datos— te avisaremos por correo electrónico a la dirección de tu cuenta antes de que entre en vigor.

13. Si no estás conforme

Si consideras que tu derecho a la protección de datos fue vulnerado, o que no atendimos bien tu solicitud, puedes acudir a la autoridad federal en materia de protección de datos personales (hoy la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, que asumió las funciones del INAI). Antes de eso te agradeceríamos escribirnos a hola@notaclin.mx: casi siempre lo podemos resolver directamente.